Wenn der alte Mietvertrag gekündigt wird oder sich das Unternehmen vergrößert, ist eine Verlegung des Firmensitzes unumgänglich. Auch wer einen attraktiveren Standort findet und die alten Räumlichkeiten aufgibt, steht plötzlich vor der Herausforderung eines Büroumzugs.

Intelligente Planung

Für einen reibungslosen Ablauf eines Büroumzuges ist eine intelligente Planung unerlässlich. Bei einer Verlegung der Büroräume spielt Zeit eine wesentliche Rolle. Ausfallzeiten müssen so gering wie möglich gehalten werden, um Umsatzeinbrüche zu verhindern und bestehende Kundenbeziehungen nicht zu beeinträchtigen. Eine strategische Vorgehensweise ist entscheidend, damit ein Büroumzug im Raum Stuttgart zügig vonstattengeht.

Büroumzug  – die Vorbereitungen

Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Planung. Das tatsächliche Umzugsvolumen wird von vielen Personen leicht unterschätzt. Zu Beginn ist es sinnvoll, eine Checkliste zu erstellen. Notieren Sie dabei alle Aufgaben, die für den Umzug Ihres Büros umgesetzt werden müssen. Dadurch gerät nichts in Vergessenheit und Sie können nach und nach alle abgearbeiteten Punkte abhaken.

Auch die Beauftragung eines Umzugsdienstleisters sollte so früh wie möglich erfolgen. Wer sich zu spät darum kümmert, findet womöglich keine Umzugsfirma, die zum gewünschten Datum Zeit hat. Wenden Sie sich frühzeitig an Ihren Telefon- und Internetanbieter und Ihren Stromversorger, damit Ihr Büro nach dem Umzug sofort funktionsfähig ist.

Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden frühzeitig über Ihre neue Anschrift. Denn wer leere Geschäftsräume vorfindet oder Sie nicht erreicht, wandert womöglich zur Konkurrenz ab. Auch wichtigen Dienstleistern wie dem Steuerberater, dem Finanzamt, Versicherungen oder die Berufsgenossenschaften sollten Sie Ihre neue Adresse mitteilen. Damit keine wichtigen Mitteilungen verlorengehen, ist es sinnvoll, vor dem Büroumzug  einen Nachsendeauftrag zu erteilen. Dies können Sie direkt in der Postfiliale erledigen oder online über die Webseite der deutschen Post.

Mehr Informationen  Ein Halteverbot für den Umzug richtig beantragen

Was es beim Einpacken zu beachten gibt

Ein Büroumzug ist eine ideale Gelegenheit, um sich von Altlasten zu trennen. So wird Ihr Umzugsvolumen kleiner und Sie haben im neuen Büro mehr Platz. Falls Sie Dokumente aussortieren, beachten Sie jedoch immer die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Damit Ihr Büro nach dem Umzug schnell wieder einsatzbereit ist, empfiehlt es sich, alle Kartons zu beschriften. Je schneller Sie alle wichtigen Arbeitsutensilien am neuen Standort wiederfinden, desto früher können Sie mit dem Tagesgeschäft fortfahren.

Bevor Sie die Computer einpacken, ist es empfehlenswert, vorher alle wichtigen Daten zu sichern. Bewahren Sie wichtige Kabel in einem kleinen Karton oder einer Tüte auf. Auch hier ist eine Beschriftung wieder sinnvoll, um alle Teile später wieder zuordnen zu können. Idealerweise werden PCs in ihrer Originalverpackung transportiert, falls vorhanden. Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Computer vor Stößen geschützt ist. Für das Verpacken elektrischer Geräte eignet sich antistatische Luftpolsterfolie.